Архив для документов своими руками

Как самостоятельно создать электронный архив?

Автор: Авдюшин Денис генеральный директор Делис Архив

Использование электронного архива существенно облегчает работу с любыми данными информационного характера в компании. Не всегда есть денежные средства, чтобы купить такой продукт, однако можно создать его шаг за шагом самостоятельно. Как это сделать? Задача не такая сложная, как кажется на первый взгляд, и с ней может справиться любой пользователь, который хотя бы немного разбирается в офисном ПО.

Самый простой архив может стоить порядка двухсот тысяч рублей, при этом некоторые версии могут доходить по своей стоимости до пяти миллионов рублей. Естественно, что такие траты являются существенными, но можно попробовать обойтись и без них, тем самым неплохо сэкономив бюджет компании.

Проверяем ПК на соответствие требованиям

Минимальные требования к конфигурации компьютера для самостоятельной организации системы «Электронный архив»: процессор не ниже Intel Core i3 или AMD Ryzen 3. Оперативная память не менее 4Гб. Свободное дисковое пространство должно быть не менее 500 Гб (рассчитывайте, что 1 страница документа, отсканированная в режиме Grayscale, 300 dpi, будет занимать

Также потребуется сканер формата А4, при помощи которого можно проводить сканирование в формате PDF качеством не ниже 300 dpi.

Далее проверяем, насколько соответствует требованиям ПО вашего компьютера. Оптимально, если у вас установлена операционная система Windows 7, 8, 10. Позаботьтесь о наличии на ПК офисных программ MS Office и программе Adobe Reader. Важно! У вас обязательно должна быть дополнительно установлена программа сканирования. Ее приобретать или скачивать не надо, так как она, как правило, входит в состав комплекта к купленному сканеру.

Как создать архив? И что делать, чтобы добавить и систематизировать информацию в нем?

Перед созданием вашего первого архива документы сканируются в формате PDF и сохраняются на ПК. Далее загружаем на рабочий стол Вашего ПК архив (http://naar.ru/upload/El_archiv.rar) по активной ссылке и открываем новую zip-папку при помощи архиватора.

После этого на вашем рабочем столе возникнет папка с названием «Электронный архив». Нужно разобраться, какие файлового документа являются частью архива. Предварительно отсканированные документы должны располагаться в папке «СКАН», а сам файл электронного архива носит название «Электронный архив.xlsx».

Далее, в программе EXCEL, открываем файл под названием «Электронный архив», предназначенный для создания нового шаблона.

Внимание! Антивирусные программы могут тормозить работу архива, предупреждая вас о запуске активного содержимого. Просто нажимаете кнопку «Включить все содержимое» и можете работать дальше.

После открытия файла «Электронный архив» нажимаем кнопку «Загрузить PDF». Делать больше ничего не надо, так как загрузка файлов в PDF-формате будет проводиться в автоматическом режиме, и таблица EXCEL примет соответствующий вид.

Зачем надо делать индексацию документов?

После внесения данных с ПК в архив рекомендуется провести вручную индексацию документов в файле EXCEL. Вам следует заполнить поля документов датами внесения информационных данных, номерами, типами документации. Это позволит не только сортировать данные и не запутаться в загруженных в архив документах, но и в любой момент найти нужный документ по внесенным поисковым индексам.

Что мы делаем дальше? Просто кликаем мышкой на первый документ в нашем списке, не имеющий описания (ссылка в поле «Ссылка на PDF»). Перед вам откроется файл в формате PDF, который содержит в себе отсканированное графическое изображение полученной документации.

Важно! Облегчить себе работу можно, если разместить окно файла PDF и окно файла архива EXCEL рядом друг с другом. Для этого просто заходим в окно архива и нажимаем комбинацию клавиш WIN вместе со стрелкой вправо. Затем переходит в окно, где открыт файл PDF и нажимаем снова ту же комбинацию на клавиатуре. В итоге на одном экране у вас будет одновременно расположен файл PDF и файл Excel.

В создании электронного архива нет ничего сложного. Главной задачей будет являться обучение сотрудников работе со сканером, электронным архивом и внесению данных в архив без ошибок

К тому же проблемы с созданием архива могут возникнуть на разных этапах работы с файлами. Для облегчения решения практических задач и оптимизации работы всегда можно обратиться за помощью к архивной компании, специалисты которой не только помогут с обучением персонала, но и окажут услуги, связанные с созданием электронного архива на предприятии. Но помните, что даже самая дорогая и современная программа не принесет пользы, если вы не перевели всех сотрудников компании на новый способ работы с документами.

Понравилась статья? Поделитесь ссылкой с друзьями:

Источник

Архив с нуля: пошаговая инструкция

Так или иначе в любой компании есть архив. Но одно дело, когда архивное хранение в организации структурировано, есть ответственный за ведение архива и весь процесс отлажен и идет своим чередом, и совсем другое, когда документы хаотично разложены по шкафам и папкам, или, что еще хуже, просто свалены в углу кабинета. И вот в таком случае, при необходимости или при проверке соответствующими органами отыскать нужную бумагу представляется довольно сложным делом.

Если в вашей компании все еще нет архива, пора заняться его созданием. Это не только поможет навести порядок в документах, но и создаст существенный прирост в производительности организации в целом. Эффективно организованный архив обеспечит доступ ко всем документам предприятия быстро, а вы будете спокойно и уверены, что ни одна бумага не потеряется.

Давайте посмотрим, как можно организовать архив своими силами и с чего стоит начинать.

Место архива в делопроизводстве

Многие руководители не считают важным создание архива, особенно на начальном этапе существования компании. А зря. Пока компания молодая объем документооборота, конечно, не такой большой, но вот через несколько лет бумаг станет так много, что создание отдельного архива будет довольно трудоемкой задачей, даже несмотря на развитие компьютерной автоматизации. Создание архива отнимает в делопроизводстве значительные людские и финансовые ресурсы. Потому лучше на начальном этапе побеспокоиться и обеспечить структурированное хранение документов в организации.

Архив — это не только порядок в документах, но и определенный показатель того, что было сделано в вашей компании, а что нет. Фактически, любая актуальная документация в любой организации может рассматриваться как пополнение архива. Перед началом создания архива необходимо учитывать юридические тонкости. Ведь все-таки вы организуете хранение документов компании, которые могут содержать конфиденциальную информацию или персональные данные.

Юридические основы ведения архива: кому нужно создавать архив

Перед тем, как приступить к созданию архива изучите Федеральный закон от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации».

Это, можно сказать, основной документ, который формирует базу для законов на уровне субъектов РФ, определяет правила работы с архивными бумагами, имеет значение для перечней документов, определяющих срок хранения и др. Он констатирует положение, а в правилах, перечнях и инструкциях раскрывается, как действует положение, и как его применять.

Совокупность всех этих документов отражает суть юридических основ создания и обеспечение архивного хранения. К тоже они являются обязательными к применению для организаций всех форм собственности.

Начинается процесс формирования архива неизменно с определения необходимости сохранения бумаг. Инициировать организацию может как руководитель компании, так и ответственные за делопроизводство подчиненные. Обычными этапами создания собственного архива с нуля бывают следующие

Источник

Организация архивов. Файлы, идеи и заметки

Меня зовут Юлия Корес, я автор TG-канала «Life as a project», сегодня я пишу о том, где лучше хранить идеи, заметки и файлы.
Какие бывают способы организации хороших архивов? И как получать максимум пользы от новых идей, используя Zero Inbox?

С Входящами при работе с задачами или почтой, мы разобрались в прошлых статьях. Но при работе с информацией — заметками, файлами и идеями, Входящие также являются крайне необходимой папкой.

Вся входящая информация должна приходить в специализированный “накопитель” — папку Входящих. Оттуда она поступает в механизм, на выходе из которого оказываются элементарные действия. Они могут отправляться в списки дел, либо сразу же воплощаться в жизнь.

Наши мысли и идеи — точно такая же поступающая к нам информация, как и электронные письма. Зачастую, мы не воспринимаем их, как что-то ценное и новое, что нужно подчинить общему закону обработки. Но наши мысли также новы и важны. Если не относиться к ним правильно, то мы рискуем потерять драгоценную информацию, созданную нашим сознанием (забыть).

Идея, которая из-за неправильного навыка работы с информацией оказалась забыта, – потенциал, который мы растратили. Мы могли сделать важное открытие, создать интересный поворот в произведении или гипотезу для улучшения показателей бизнеса. Но не отправив идею во Входящие, как только она поступила, мы расточительно относимся к ней, и чаще всего забываем ее.

Все, что нужно, чтобы извлечь из каждой мысли максимум пользы, — отправить их во Входящие, чтобы они попали внутрь механизма, где наш алгоритм анализа превратит их в действия. Когда вы попробуете так поступать, то удивитесь, как много ваших идей и намерений реализуются буквально с момента их появления! Ваша жизнь обретет насыщенность, ведь ваши идеи не будут больше расходится с делами.

Входящие позволяют сохранять сознание чистым и свободным для новых идей. Весь механизм обработки информации ограждает нас от хаоса в голове. Он позволяет нам сосредоточиться на важном и завершить начатое. Он дает возможность использовать идеи, которые могут перевернуть нашу жизнь.

У нас уже есть свой отсек Входящих для писем на почте, и свой в таск-трекере для новых задач. Для файлов я предлагаю завести свои Входящие, они могут быть в виде папки на компьютере или в облачном хранилище, например. Для заметок и идей тоже — заведите папку Входящих в вашем хранилище заметок, и отправляйте туда все то, что приходит вам в голову, конспекты встреч, статьи из интернета и т.д.

На что похожи архивы многих из нас? На свалку всех файлов. У всех есть место, где хранятся файлы, и может даже заметки, но состояние этого места часто оставляет желать лучшего. Если вы не можете найти нужный вам документ или заметку в течение 15 секунд, значит у вас очень плохой архив.

Хороший Архив соответствует следующим критериям:

• быстрое сохранение
• быстрый доступ
• надежность

Чаще всего хаос, в котором ничего не найти, возникает из-за того, что обращение с файлами не имеет никакого принципа. Мы сохраняем файлы куда попало и под каким угодно именем. Все же помнят ту самую “папку с папками”, которая была у всех на рабочих столах в нулевых.

Мы совершаем известную когнитивную ошибку, выбирая крохотный комфорт сейчас (бросить файл в первое попавшееся место), чтобы получить большую боль позже (долгий поиск файлов). Если бы мы выбрали маленькую боль сейчас (потратили немного сил, чтобы правильно сохранить файл), то в будущем получили бы большой комфорт (все легко и быстро нашли).

Хорошая новость — сейчас не придется выбирать даже маленькую боль, достаточно следовать простому правилу, чтобы навести полный порядок в архивах.

Есть два способа:

• папочный или древовидный
• ассоциативный

Практически все из нас пользуются именно таким методом. На всех курсах по компьютерной грамотности учат создавать дерево каталогов с папками и подпапками. Я сама всегда использовала его. Сначала у меня были очень не систематизированные папки и та самая “Папка с папками”, но со временем я создала четкую структуру вложенности папок по проектам и сферам жизни.

• Все в вашем архиве выглядит очень организовано и чисто. Каждый файл разложен по папкам, папка имеет свои подпапки, и все находится в порядке.

• Чем дольше «живет» ваша система, тем глубже растет. Иногда, чтобы найти нужный файл, приходится идти вглубь папок на 8–9 уровней. Когда папок становится много, происходит самое интересное: мы начинаем колебаться, куда сохранить файл. Например, фото с путешествия нужно сохранять в папку фото или в папку путешествия?
• Процесс поиска нужных файлов занимает большое количество времени. Система папок плоха тем, что, когда документ относится к нескольким темам (как в примере с фото из путешествий), место, куда их можно сохранить, будет только одно. А вот искать их мы станем по всем папкам, где они могут быть. Если искать 5 файлов в день по всем похожим папкам, тратя на каждый в среднем 3 минуты, то в год на это у нас уйдет 90 часов.

Человек мыслит ассоциациями и имеет врожденную потребность к структурированию и систематизации. Мы объединяем вещи в категории по по общим признакам, расставляя все на мысленные полки. Нечто подобное можно организовать и в электронном архиве, если опираться на ассоциативные связи.

Нам придется отказаться от привычного представления Архива, как чего-то организованного по папкам или полкам. При использовании этого метода, то, как выглядит Архив становится неважным. Важными остаются только три критерия хороших Архивов: мгновенное сохранение, быстрый поиск и безопасность. Безопасность достигается хранением файлов и заметок на облачных носителях (в специальных программах).

• Хранить все файлы в общих папках. Это не значит, что надо свалить все файлы в кучу. Нужно просто отсортировать файлы по нескольким общим папкам. То есть, у нас не должно быть нескольких, разбросанных по Архиву папок, в которых лежат куски одного целого: документы, рисунки, фото, договоры. Все, что относится к общему делу/проекту должно быть в одной папке. Можно назвать эту папку с файлами “Мои документы”, можно “Работа” — это не важно. Главное — нужна общая материнская папка. Она нужна для того, чтобы удобно перемещать файлы между разными архивами (с компьютера в облако) и удобно находить файлы, с которыми вы недавно работали (если сделать сортировку файлов по дате изменения).
• Давать файлам очень подробные названия. Например, название «Договор на получение гранта для соц.проекта от фонда Т.» содержит 4 ассоциативных ключа:
  1. Тип документа – договор.
  2. Тип договора – договор на получение гранта.
  3. Предмет документа – соц.проект.
  4. Сторона договора – фонд Т.

Это 4 ассоциации, по которым его можно найти за пару секунд. Если к названию прибавить дату, или имя ответственного человека, то мы приблизимся на 90% к тому, чтобы хранить и искать информацию также, как это делает наша память.

Алгоритм поиска такой: Нужно найти договор? С кем? С фондом Т. Открываем поиск по системе (есть во всех современных компьютерах и программах для заметок) и пишем “договор с фондом”. Даже можно не писать ключи полностью, вам моментально покажется список всех файлов с такими словами в названии.

Минус такого подхода может быть в том, что нельзя посмотреть все наработки по какому-то проекту в одной папке. Например, иногда мне хотелось почитать что я писала в папке отношения про них, я заходила в соответствующую папку и смотрела все заметки по ней. При сквозном поиске в системе это можно сделать двумя способами: либо оставить материнскую папку по какому-то важному проекту, либо искать через ключевые слова — в данном случае отношения, любовь, доверие и т.д. Но подозреваю, что не всегда получится найти все мысли на эту тему.

• Если файлов по двум-трем ключам в поиске показывается много, то уточняем поиск следующим ключем.
• Если можно ошибиться в окончании слов, то лучше их не писать. То есть, ищем “показать”, вместо “показателям”.
• Создайте папку временных файлов. У меня она называется “temproary”, туда я отправляю из входящих все, что мне пригодится в ближайшее время, а потом станет бесполезным. Это могут быть, например, документы для отправки по почте, картинки для блога, скрины и т.д. — все, что не имеет смысла держать в Архиве, но уже проработано нами, чтобы продолжать лежать во Входящих. Я чищу эту временную папку раз в неделю, чтобы там долго не копился ненужный мусор.
• Если вы хотите перейти на этот метод, но вам слишком лень переименовывать существующие файлы, то вы можете просто переименовать папки и подпапки, увеличивая названия папки так, чтобы оно подробно описывало все файлы в ней и содержало 3-4 ключа. Тем не менее, новые файлы сохраняйте уже по-новому.
• Ищите файлы по их форматам. Например, если вы хотите посмотреть все книги в вашем архиве, введите в поиске “epub” (или другое расширение), и вам покажется список из всех файлов с таким форматом в системе.

Под файлами я подразумеваю все документы, фото, видео, и другие форматы данных, которые у вас есть. Что нужно сделать, чтобы упорядочить ваши файлы:

• Создайте папку «Inbox» или “Входящие” в компьютере и сложите туда все файлы, которые разбросаны по системе.
• Выберите одну из систем организации архивов, предложенных выше.
• На основе этой системы либо создайте папки и подпапки, либо несколько главных папок.
• Прогоните каждый файл из папки Входящих через Алгоритм обработки. Часть файлов вы скорее всего удалите, часть возможно вызовет у вас потребность сделать какое-то действие, остальное отправьте в уже подготовленный Архив.
• Создайте резервную копию Архива. Желательно, выгрузить все файлы в облачную систему, на ваш выбор. Так, у вас всегда будет доступ к Архиву, и ваши данные будут застрахованы от потерь из-за поломки/пропажи компьютера. Но можно и воспользоваться жестким диском — этот вариант дешевле, и как правило памяти там можно получить больше. Но он не дает преимущества облака в сохранении данных.

Облачных хранилищ для файлов существует большое количество. Какое-то время я пользовалась Дропбоксом, но потом перешла на бесплатную версию Гугл Драйв, так как мне хватает 45гб ( по 15гб на каждом аккаунте) для всех моих файлов. Вот табличка сравнения разных сервисов:

Независимо от того, чем вы пользуетесь для ведения заметок и записывания идей, впервую очередь нужно создать папку/сектор/проект “Входящие”. Поместите туда все то, что не обработали и отсортировали ранее.

Если вы всегда записывали мысли в бумажные блокноты, я рекомендую перейти в диджитал. Да, я тоже люблю запах бумаги, я люблю рисовать, писать от руки и листать исписанные блокноты. Но, все-таки, если перед нами стоит цель — организовать архивы эффективно, так чтобы в них можно было в любой момент удобно найти нужное, то от бумажных носителей, по понятным причинам, придется отказаться. Для себя я придумала другую функцию блокнотам, чтобы совсем не лишать себя радости от их использования. В них я рисую или пишу короткие мысли, когда у меня появляется творческое настроение или я нахожусь в дороге, и хочу запечатлеть момент. Потом, я могу листать блокноты ради эстетического наслаждения или воспоминания приятных моментов жизни, но никакой информации я никогда там не храню. Если мысли, которые я туда записала, мне важны, то я сразу же переношу их в электронный архив. Совет, как перенести в Архив все, что копилось годами на бумаге: делайте сканы/фото в вашей программе хранилища (эта функция доступна почти во всех сервисах), а затем ищите информацию через поиск (да, программы считывают текст с фото, даже рукописный).

Моя история с хранением заметок развивалась таким образом: сначала я писала все в блокнотах, потом поняла неудобность этого и начала записывать все в одну папок заметок на телефоне, потом сделала папки по сферам жизни и проектам, и совсем недавно решилась на “переезд” в оптимизированную систему хранения информации — Notion. Важно понимать, что любой переезд (даже ваших данных) требует ресурсов: времени и сил. Поэтому, решение о переезде должно быть обдумано. У меня на обдумывание ушло четыре месяца 🙂

Предпоследний вариант, когда я хранила все в папочной структуре обычного приложение Notes от Apple, тоже был достаточно хорош. Но в какой-то момент мне захотелось организовать более сложную структуру своих мыслей ( а заметки, если их вести регулярно, и являются структурированной моделью наших мыслей). Мне хотелось найти способ, который помог бы сделать эту модель больше похожей на реальную структуру моей головы. Я делала ресерч разных сервисов и способов в течение пары месяцев, потом еще два месяца решалась на переезд, и буквально на днях сделала его. Важно: я всегда говорю, что важна система организации чего-либо, а не программа для организации, так как в любом сервисе можно использовать почти любую систему. Но в случае заметок, между сервисами есть разница: некоторые поддерживают только папочный метод организации, т.к. в них отсутствует сквозной поиск по всей системе.

После переезда в новых архив, я приняла решения переорганизовать систему и уйти от бесконечных папок. Я все еще оставила папки важных проектов и вложенность информации, но теперь я всегда пишу подробные заголовки заметкам и файлам, и провожу поиск по ключевым словам. Также, я начала пользоваться тегами и создала отдельную систему для хранения идей и моих цитат.

Вот таблица сравнения самых популярных сервисов для ведения заметок.

Так как я только начинаю пользоваться Notion, я не могу говорить о долговременных результатах, но по многочисленным отзывам и моему первому впечатлению — приложение действительно очень удобное и качественное (это не реклама, а мои искренние мысли).

У Notion есть сильные преимущества перед другими программами:

• красивый минималистичный дизайн
• большой функционал — при желании там можно вести списки задач, и назначать события в календаре, и хранить файлы, и создавать таблицы, но пока мне кажется неудобным хранить все в одном месте
• быстрый поиск — необходимая вещь, если вы склоняетесь к ассоциативному методу организации информации
• веб-клиппер, с помощью которого можно сохранять статьи/ссылки за секунды прямо из браузера
• контент страницы можно смотреть в разных вариантах — в виде таблицы, в виде канбан доску, в виде календаря и др.
• возможность интеграции различных медиа-файлов и с большим количеством сервисов
• бесплатная версия для студентов (и еще несколько удобных тарифов)

Кроме того, в Notion есть большая коллекция шаблонов разных вариантов использования сервиса: от конспектов лекций до организации брендинга. С помощью шаблонов можно научиться работать с сервисом и подстроить каждый шаблон “под себя”, чтобы не создавать страницу с нуля. Не вижу смысла писать о разных советах по использованию этой программы, так как их большое множество в интернете, и на сайте самого Notion.

Любое приложение можно использовать неэффективно, если не иметь системы, которая работает для вас. Изучайте себя и вы найдете самый удобный для вас метод организации информации. Но, старайтесь всегда иметь папку входящих и папку временных файлов.

Если подчинить все поступающее к нам одному правилу — новое попадает во Входящие, а после анализа превращается в действия, отправляется в Архив или выбрасывается; то везде будет чистота и порядок — и в ваших гаджетах, и в вашей голове.

А архивы организуйте так как считаете нужным: по древовидной структуре или по ассоциативной. Или замиксуйте их по вашему личному рецепту 🙂

Источник