Ежедневник для бухгалтера своими руками

Тайм‑менеджмент для бухгалтера, или Как работать без авралов

Если вы осознали, что не успеваете сделать и половину запланированных дел, если список откладываемого растет день ото дня, самое время подумать о тайм-менеджменте. Начните с простого — освободите пространство, чтобы стало легче дышать.

Тайм-менеджмент — наука о том, как спланировать дела и организовать свое время. В статье опишем простые и понятные методики, которые подойдут работнику любой профессии, в том числе бухгалтеру.

Наведите порядок

Шаг 1. Освободите пространство

Проще говоря, приберитесь на рабочем столе, полках и стеллажах, в папках вашего компьютера. Так вы быстрее будете находить нужные документы.

Неразобранные вещи «замусоривают» взгляд, мешают расставить приоритеты и не дают сконцентрироваться на задачах. Это уменьшает внутренний ресурс, который можно направить на решение рабочих вопросов.

Шаг 2. Проведите ревизию дел и временных затрат

Выпишите в таблицу ежедневные задачи, оцените, сколько времени тратите на каждую из них, зафиксируйте в таблице. Сосчитайте свою рабочую нагрузку. Она оказалась больше или меньше 8-часового трудового дня? Подумайте, как оптимизировать временные затраты и начать обходиться без переработок.

Много времени уходит на переписку с коллегами из разных подразделений? Организуйте личную встречу или конференц-звонок. Не хватает времени на самообразование? Вы можете слушать записи вебинаров по дороге на работу.

Шаг 3. Избавьтесь от хронофагов, то есть пожирателей времени

Сделайте «фотографию» любых двух дней: записывайте все шаги, включая чаепитие с коллегами, звонок подруге и поиск билетов к морю. Например, в 7:00 — подъем, в 7:20 — завтрак, с 8:15 до 8:55 — дорога на работу, 9:00–9:20 — кофе с Леной из кадрового отдела и пр.

Проанализируйте, сколько времени потрачено с пользой, а сколько впустую, и учтите это при планировании.

Уделите время планированию

За один день нельзя выполнить все подвисшие задачи, иногда дня не хватает, чтобы сделать какое-то одно крупное дело. За что хвататься в первую очередь, особенно если позади отпуск или длинные выходные? Изучите методики тайм-менеджмента и выберите ту, что подходит именно вам.

Матрица Эйзенхауэра

Матрица Эйзенхауэра поможет легко определить приоритетность задач, исходя из двух факторов: важности и срочности. На листке бумаги или в Excel составьте квадрат на четыре больших поля:

• А — срочное и важное дело;
• В — несрочное, но важное дело;
• С — срочное, но неважное дело;
• D — несрочное и неважное дело.

Проанализируйте свои задачи на неделю и впишите их в квадрат. Около каждой можно указать крайний срок выполнения — и перед вами упорядоченный план работы.

Пример работы с матрицей Эйзенхауэра
А — Срочно и важно Проверить банк, сделать срочные платежи Обработать почту	В — Не срочно, но важно Завести в программу документы поставщиков Рассчитать зарплату
С — Срочно, но не важно Выпить кофе	D — Не срочно и не важно Разложить первичные документы Прибрать стеллаж с архивом за 2017 год

Методика Глеба Архангельского

Бизнес-тренер Глеб Архангельский делит задачи на жесткие, гибкие и бюджетированные.

Жесткие привязаны к определенному времени, например, встречи, звонки, совещания. Гибкие и бюджетированные — нет. Последние отличаются тем, что требуют большего количества времени.

Разделите листок ежедневника на две части: в левую впишите жесткие задачи с указанием времени. В оставшиеся промежутки — гибкие, цветом или нумерацией отметьте приоритетность. Обязательно оставляйте временные зазоры между задачами: они потребуются на решение непредвиденных сложностей.

Кроме того, Глеб Архангельский выделяет «лягушек» и «слонов»:

• «Лягушки» — маленькие, но неприятные дела, которые могут занять у вас не более получаса. Это то, что вы все время откладываете, например, звонок задолжавшему контрагенту или проверка дебиторской задолженности. Возьмите за правило с самого утра «съедать» по одной такой « лягушке » .
• «Слоны» — крупные задачи, которые нельзя решить за один присест. Чтобы не откладывать до бесконечности, делите слона на маленькие «бифштексы» и «ешьте» по одному в день.

Используйте современные приложения

Чтобы организовать работу, бухгалтеры часто используют бумажные ежедневники, планинги, стикеры — они всегда перед глазами и ради них не надо выходить из учетной программы.

«У меня на столе лежит ежедневник, куда я записываю, что сделала и что планирую делать. Если у директора возникли вопросы по задачам, он может взять тетрадку и посмотреть сам, если я занята каким-то важным делом», — рассказывает главный бухгалтер АО ФИК «ВИЗ-Инвест» Лидия Куцко.

Присмотритесь и к электронным программам: Google Calendar или календарь в Outlook Еxcange помогут составить расписание, установить напоминания или организовать встречу с руководителем.

А если вам нужен более продвинутый инструмент, установите календарь бухгалтера Контур.Норматив. Вы можете настроить его, исходя из формы собственности организации и системы налогообложения, в календаре будут отражены даты сдачи регламентированных отчетов и любые значимые для вас дни.

Приучите коллег к порядку

Большое значение играет то, как у вас выстроены отношения с коллегами. Вы только сели за отчет, а директор требует проверить банк или сотрудник просит выдать справку 2-НДФЛ. А еще в почте несколько писем от одного сотрудника с пометкой «СРОЧНО!». Знакомо? Чтобы постоянно не отвлекаться на входящие просьбы и несрочные вопросы и сохранить драгоценное время, договоритесь с коллегами о том, в какое время вы готовы отвечать на их письма, делать справки, перепроверять отпускные или больничные выплаты и пр.

«Утром всегда делаю текущие дела, разгребаю мелочь: читаю почту, проверяю банковские поступления, делаю срочные платежи, разбираю документы. И сотрудники знают, что в это время я могу решить их вопросы. Во второй половине дня я занимаюсь отчетами или погружаюсь в какие-то крупные задачи, которые требуют сосредоточенности. В это время сотрудники меня не беспокоят. Если все же заглядывает директор, я, не закрывая программы, записываю просьбу и говорю, когда смогу ее выполнить. Такой распорядок сложился в результате многолетней практики», — рассказывает Лидия Куцко.

Экономит время и упрощает работу и единый порядок работы с документами. Согласуйте с руководителем, как (по электронной почте, через онлайн-хранилище или онлайн-мессенджеры) и в какие сроки сотрудники будут передавать вам первичные документы коллег, убедите его, что от этого зависит, будет ли отчетность сдана своевременно и не возникнет ли вопросов у ИФНС.

Правильно отдыхайте: чаще и активнее

• 15 минут прогулки в обед освежат вас и придадут сил больше, чем часовой серфинг в интернете. Нет поблизости парка — откройте окно и сделайте небольшую разминку.
• Возьмите за правило уделять последние пять минут каждого часа «оживлению» тела: несколько раз ссутультесь и выпрямите спину, опустите и поднимите плечи, если есть возможность, встаньте и потянитесь всем телом.
• Чтобы освежить мозг, сядьте расслабленно, потрите ладони друг о друга, чтобы они стали теплыми, и прижмите их плотно, но нежно к ушам. Посидите так секунд 30, вслушайтесь в «шум воды» и «выныривайте».
• Помните, правильно организованный отдых — залог вашей эффективности.

Источник

Бухгалтерские мессенджеры, планировщики платежей и слезы от ошибок: топ обсуждений

Обзор самых интересных топиков недели в «Красном уголке бухгалтера».

Как пережить ошибки в работе?

Дорогие друзья, а поделитесь, пожалуйста, кто как переживает существенные ошибки? Платёжку там не туда отправили, в сумме налога ошиблись. Понятно, что не ошибается только тот, кто не делает. Но если всё таки ошибся, как быстро взять себя в руки?

• Не терзайте себя.

«Все ошибаются. Честное слово. Не терзайтесь. Когда станет полегче, разберитесь, как сделать так, чтобы уменьшить риск повторения ошибки в будущем» (Юлия Хакимова).

• Не скрывайте ошибку:

«Я придерживаюсь такого мнения, что ошибки скрывать нельзя. Что лучше озвучить и быстро исправить, если конечно есть эта возможность. Лучше вместе подумать, как исправить последствия, чем выяснять, кто больше виноват. При косяке можно было заорать „ААААА“, потом поплакать, получить совет и поддержку. Один раз оплатили не туда, а на важное не хватило денег, так позвонили клиенту, он проплатил с того же банка, деньги быстро пришли, и на платеж хватило. Коллективный разум в течении получаса разрулил проблему» (Мария Балагура).

• Исправьте ошибку:

«Само главное — исправить. Ругаю себя. Но, как сказано : не ошибается тот, кто ничего не делает» (Светлана Владимировна).

Бухгалтерские мессенджеры

Уважаемые коллеги-аутсорсеры! Какой мессенджер используете для рабочего общения с клиентами? Хотелось бы, чтобы был какой-то канал, где я назначаю для общения бухгалтера, но я слежу за этим. И если нужно, то поменял бухгалтера незаметно для клиента. Или каждый свой разрабатывает? Е-мэйл не подходит. Клиенты не охотно идут, хотя мне было бы удобней.

• Первое место по праву можно отдать электронной почте.

Электронка для бухгалтера удобна. Качество и читаемость отсканированных документов выше, чем, когда документ фотографируют на телефон. Хорошо, если полностью документ еще сфотографируют, а то в кадр попадает или половина документа, или хвост кота.

А вот клиенты менее лояльно настроены к электронной почте, т.к. нерегулярно заходят в почту и могут упустить важное письмо; кто-то не хочет тратить время на сканирование документов:

«Мне тоже было бы удобно только через почту работать . Но мне предъявляют претензии, что мы отстали от жизни. Многие клиенты документы передают через Скайп, ватсап, все это скачивается на компьютер. Но не удобно» — делится Елена.

• На втором месте — Битрикс24

«В Битрикс24 много есть разных интересных автоматических штучек. Но надо чётко понимать, как это работает. И не все платные версии это реализуют. » (Наталья Еременко).

Детально о работе Битрикс24 рассказывает Вадим:

«Посмотрите в сторону Битрикс24. У нас во время оказания бухуслуг было налажено взаимодействие с клиентами и внутри рабочей группы через него. Клиент грузил первичку на обработку (сканы), операторы их вносили и в учетную базу, бухгалтеры согласовали отчетность, клиентам отправлялись напоминалки. Сами клиенты могли ставить задачи на подготовку платежек или иных документов. Нормальный такой центр коммуникаций можно сделать. Естественно, всё с разграничением доступа».

• Далее следует — Whatsapp.

Мобильный мессенджер, который всегда под рукой.

«Я работаю со своими через вацап и почту» (Елена Арлыченко).

Менее популярные, но также полезные в работе: СМС, Скайп, viber, Телеграмм.

Планировщик платежей

Коллеги, давно мечтаю завести платежный календарь: выносишь счета поставщиков со сроками оплаты и автоматически получаешь список необходимых платежей на каждый день.
У меня была внедрена такая штука на одном из прежних мест работы, но не сохранила для себя.
Расскажите, пожалуйста, чем пользуетесь для планирования платежей?

1. 1С.
2. Ежедневник.
3. Блокнот.
4. Незаменимый Excel.
5. Сразу набрать платежное поручение в банк-клиенте с необходимой датой.
6. Наклеить на счета стикеры с датой платежа.
7. Установить напоминание в телефоне;
8. Outlook.

А чем пользуетесь вы?

Алгоритм работы с самозанятыми

Первоначально возникают вопросы по механизму работы с самозанятыми:

Впервые подписали договор с самозанятым. Подскажите, пожалуйста, в какую отчётность его теперь включать, если никаких взносов не уплачиваем.

«У меня тоже впервые такой договор, но уже разбиралась, что ни в какую отчётность не надо включать. НДФЛ и взносов не платим по самозанятым. В СЗВ-М не надо, в РСВ не надо, остался только вопрос про П4 (статистика), как ответят нам, прокомментирую здесь», — рассказывает Ирина.

Источник

Дедлайны, тайм-менеджмент и другие модные слова про аврал в бухгалтерии. Подготовьтесь к новому отчетному периоду

Эта отчетная кампания показала, что вы ничего не успеваете? Есть пару месяцев, чтобы научиться не зашиваться. Чтобы часы и минуты не утекали бесцельно, важно научиться планировать дела. Как правильно распорядиться временем, рассказали эксперты.

1. Заведите ежедневник

С покупки ежедневника обычно и начинают те, кто решает проблемы планирования. И тут кроется главная ошибка, допускаемая новичками.

Ежедневник не должен стать врагом: выбирайте такую книгу, которую приятно держать в руках. Вы любитель забавных роликов со смешными котятами? Не надо стесняться, купите себе блокнот с милыми пушистиками.

Мечтаете о «крутой тачке»? Пусть на обложке ежедневника красуется алый «Феррари» или ослепительно-желтый «Камаро».

Ваша главная задача на первом этапе планирования — закрепить у себя желание делать записи в планировщике. И внешний вид блокнота в этом вопросе играет важную роль.

После того, как вы приучите себя к тщательному планированию и регулярному использованию ежедневника, вы заведете себе новую записную книжку, выглядящую дорого и солидно, как и подобает уверенному в себе человеку.

Но это потом, а пока получайте удовольствие даже от столь серьезного дела — и купите ежедневник, радующий глаз. Возможно, кроме бумажного блокнота вам понадобится и электронный ежедневник, главное — не тратить на поиск решения время, отведенное на планирование.

Михаил Графский, руководитель практики «Развитие персонала продаж» КСК групп, рекомендует: «Регулярно проводите обзор задач. Несколько раз в день в свободное время. Что-то переносите в календарь, что-то переносите в список задач на сегодня. Автоматизируйте работу. Разгружайте голову и снижайте риски потери важной информации — используйте уже существующие инструменты и сервисы. Вы можете создать для себя удобную систему планирования и напоминаний. Самая трудоемкая часть — это начать работать по системе. Но как только вы привыкнете, то система начнет работать на вас».

2. Записывайте все

В список дел включайте все, что требует временных затрат. На страницах ежедневника должна не просто красоваться запись «09.00 — 12.00 поработать». Распишите по пунктам, что вы должны сделать в этот промежуток: позвонить в ООО «Рога и копыта», записать в таблицу данные для ежемесячного отчета или включить стиральную машинку и прогладить две рубашки.

«Зачем эти мелкие записи? Первое время я задавалась таким вопросом, — делится Ирина Зинченко, менеджер по продажам. — На занятиях по тайм-менеджементу нам разъяснили, что умение разделять одну большую задачу на несколько мелких — первый шаг на пути к управлению собственным временем».

3. Не забывайте о перерывах

Расписание обязательно должно включать паузы. Небольшие перерывы на отдых жизненно необходимы. Доктора уверяют, что сознательный отказ от отдыха оказывает огромную нагрузку на организм, а в результате ведет к перенапряжению и срывам. А потому в ежедневнике должен быть прописан не только обеденный перерыв, но и другие таймауты на отдых. Выпейте чашку чая или кофе, почитайте почту или просмотрите сообщения от друзей — главное, вы должны отвлечься от выполняемой задачи.

Существует мнение, что распределение времени работы и отдыха должно выглядеть так: 30 минут работы, 5 минут отдыха. Соотношение не столь важно — вы можете делать перерыв каждый час, полтора или каждые сорок минут, главное — чередовать циклы. Не отвлекайтесь на посторонние вопросы во время циклов: в период работы вы не реагируете на телефон и сообщения в мессенджере, а во время перерыва не обдумываете очередные цифры отчета.

Альфия Закирова, мама четырехлетнего малыша, фрилансер: «Есть техника, которая называется Pomodoro — время измеряется в помидорках, а чередование цикла помогает засечь, сколько помидорок уходит на выполнение задачи. Помогает концентрироваться на текущем вопросе».

4. Делите задачи по срокам исполнения

Соберите все, что вам необходимо сделать в ближайшее время. Для наглядности запланированные дела выпишите на листок.

Разделите поставленные задачи на те, которые необходимо сделать срочно, то, что может еще немного подождать, и те, результат по которым вам нужен к концу месяца. Исходя из времени, разнесите дела по разным дням недели и числам месяца — и не отвлекайтесь на вопросы, относящиеся к будущему периоду.

5. Распределяйте задачи по степени важности

После того, как вы разделили задачи по срокам исполнения, возьмитесь за ежедневное планирование: поставленные на день цели необходимо разбить на две группы — важные и не очень.

Начните утро с выполнения сложных, требующих серьезных усилий и первостепенных по важности задач.

На вечер же лучше оставить несложный вопрос, который не нуждается в тщательном контроле и большом внимании — в этом случае после выполнения последнего дела у вас останется чувство удовлетворенности и приятного завершения дня с гордостью за самого себя.

Игорь Илюхин, Head of External Personal, комментирует: «Главное в планировании — осознанность. Мы должны четко понимать, зачем нам это нужно, отдавать себе отчет, каким путем мы движемся и к чему должны прийти. Время нельзя растянуть или повернуть вспять, изменить время мы не можем, поэтому, менять придется себя. Иногда, болезненно. Но это неизбежно, иначе результата не будет и все наше планирование пойдет прахом».

6. Откажитесь от лишнего

Лишнее — это чтение новостей, проверка новых сообщений в «Одноклассниках» или срочный звонок подруги, которая прямо сейчас выбирает туфли к новому платью и требует совета. Эти дела важны для вашей социальной и личной жизни, однако посвятите им перерывы, а не рабочие часы и минуты. Минута — слишком ценный ресурс, чтобы позволить себе растрачивать ее неэффективно.

Михаил Графский, рекомендует: «Избавьтесь от того, что может отвлекать вас от работы. Слишком много времени тратится на переключения между задачами — до 30% полезного рабочего времени. Поэтому отключите звуковые уведомления у мессенджеров, проверяйте почту не чаще, чем один раз в час. Это поможет вам не отвлекаться от запланированного».

7. Обозначьте цели

Обязательно проговаривайте мысленно, для чего вы делаете ту или иную работу.

В вашем to-do листе не должно быть бессмысленных и бесцельных дел.

8. Делегируйте полномочия

Внимательно перечитайте список запланированных дел. Что из этого можно поручить другим?

Отрегулировать вопрос с контрагнетами может ваш помощник, а купить хлеб — кто-то из домашних по дороге домой, если магазин в соседнем подъезде. Даже если делегируемый вопрос — мелочь, перепоручите его другим. Подобные мелочи здорово загружают день и мешают выполнению других, по-настоящему важных дел.

Наталья Сторожева, генеральный директор Центра развития бизнеса и карьеры «Перспектива», преподаватель Русской Школы Управления: «Научитесь делегировать обязанности. Если предстоящая работа потребует огромных усилий и времени, если ее может выполнить человек с более низкой квалификацией, чем у вас, — передавайте ее выполнение».

9. Учитывайте падение работоспособности

Составляя график, сознательно вносите в него время снижения уровня вашей работоспособности. Вы не в силах сосредотачиваться на важных задачах сразу после обеда? Не пугайтесь — дело не в вашей лени, это физиологическая особенность организма. Распределите дела так, чтобы на первые полчаса после ланча не заниматься ничем важным и не требующем концентрации внимания. Вы — явный жаворонок? Не оставляйте требующие больших умственных усилий дела на вторую половину дня; совам же, наоборот, основную часть работы, заставляющей «напрягать мозг», стоит перенести на послеобеденное время или вечер.

Наталья Сторожева рассказывает: «Планировать стоит не только рабочие дни, но и выходные. Смена деятельности и активное времяпрепровождение — лучшее средство от рутинной работы. Сходите на прогулку с детьми, в театр, на выставку, встретьтесь с друзьями. И наоборот, если в течение недели вы активно общаетесь, вокруг происходит много событий, то выходные должны быть спокойными, умиротворенными — выезд на природу, приятный концерт».

10. Хвалите себя

Хвалите себя за каждое выполненное дело, отмеченное в ежедневнике — можно мысленно сказать себе «молодец!», а можно и наградить себя шоколадом или просмотром новой серии любимого сериала. Даже столь наивная похвала помогает в выполнении дел и поднимает самооценку. Не жалейте для себя похвалы, это важно.

Инна Иголкина, эксперт в области тайм-менеджмента, бизнес-тренер, руководитель тренинговой компании Timesaver, советует: «Хватите себя за заслуги. Составьте wish-list — список того, что вам приятно, чего бы вам хотелось, и реализуйте желания. Хотите в отпуск? Запланируйте! Хотите в театр? Возьмите билет».

Игорь Илюхин резюмирует: «Сделали? Теперь приступайте к планированию! Возьмите за основу ту систему, которая вам понравилась, и начинайте подстраивать ее под себя. Нет универсальной системы планирования, которая подошла бы каждому. Поймите, что это лишь инструмент для достижения целей, а инструмент нужно подбирать индивидуально. Чтобы он был удобный, чтоб подходил вам. Но если вы сделали, о чем мы говорили выше, у вас все обязательно получится».

Поколение дедлайнов

Про борьбу с дедлайнами подготовили ролик наши друзья из Investory.

Источник