Как сделать журнал учета своими руками

Журналы учёта

Любая компания обязана вести регистрационные формы. К ним относятся журналы учета. Ведут их, как правило, представители кадровой службы. Существует очень много форм журналов учета. Рассмотрим самые распространенные из них.

Журнал учета документации

Журнал учета документации представляет собой реестр. Нужен он для облегчения учета бумаг с разным предназначением и сроками. Все документы, используемые в компании, должны регистрироваться. Под регистрацией и понимается внесение сведений о бумагах в реестр. В журнале отражается эта информация о документе:

• Факт составления бумаги.
• Передача документа в исполнение.

Для идентификации каждой бумаге присваивается регистрационный номер. Использование его обязательно.

Журнал учета документации наделяется этими функциями:

• Контроль над выполнением задачи, под которую формировался документ.
• Анализ имеющихся бумаг.
• Отчетная работа.

В журнал вносятся сведения не обо всех документах. В частности, не регистрируются рекламные и информационные печатные издания. К таким изданиям относятся газеты, журналы, телеграммы с поздравлениями, прейскуранты и тому подобное.

Различают виды документов, которые подлежат регистрации. В частности, различают входящие и исходящие бумаги. Входящие регистрируются только после подготовки. Она включает в себя просмотр, обработку и распределение.

Журнал учета рабочего времени

Журнал учета трудового времени актуален для всех организаций, в которых есть наемные сотрудники. Документ не считается обязательным. Однако завести его рекомендуется, так как журнал облегчает управление персоналом.

Документ необходим для фиксации фактически отработанных часов. По каждому работнику учет ведется отдельно. Журнал учета времени ведется со следующими целями:

• Учет времени, которое персонал проводит на своем рабочем месте.
• Это основание для начисления ЗП.
• Поддержание дисциплины в организации.
• Обоснование наложения на работника дисциплинарного взыскания.

Рабочее время может учитываться по-разному. Есть ежедневные, еженедельные, суммированные методы учета. Журнал может вестись как в электронном, так и в бумажном виде. Электронная форма считается наиболее удобной. Но для ее использования нужно программное обеспечение. Оно может быть различным: от бюджетных программ для автоматизированных систем.

Если журнал ведется в бумажной форме, требуется нумеровать его. Обязательно скрепление суровой нитью. Обычно журнал ведется представителем кадрового или бухгалтерского отдела.

Единая форма для документа не установлена. То есть, каждая компания может установить свою форму на основании образца. Установленная форма должна быть отражена в учетной политике. Документ, вне зависимости от его вида, будет подразделяться на титульный лист и основную часть.

Сколько времени хранится журнал?

Что делать, если в журнале не осталось свободных листов? Документ нельзя выбрасывать или утилизировать. Его нужно хранить в организации на протяжении какого-то периода. Для рассматриваемого документа этот срок составляет 5 лет. Компания может установить в своей учетной политике другой срок. Однако он не может быть меньше 5 лет. Только по истечению этого срока журнал уничтожается.

Какие книги должен вести кадровый отдел?

Такая форма, как журнал, широко используется кадровыми отделами компаниями. Кадровые сотрудники занимаются ведением этих журналов:

• регистрации заявлений;
• учета сотрудников, отправленных в командировки;
• регистрации ЧП на производстве.

Журналы могут использоваться для учета сверхурочной работы, отгулов, отпускных дней, которые не были использованы сотрудниками. Они могут вестись по унифицированной или по свободной форме.

Унифицированная форма предполагает, что документ должен вестись в строгом соответствии с образцом, установленным законом. Она утверждена для книг учета трудовых книжек, приходно-расходных книг.

Как правило, для составления книги используется таблица. В ней указываются эти данные:

• Название документа.
• Название компании.
• Дата начала и завершения ведения.
• Регистрационный номер.
• Информация о сотруднике, который регистрирует журнал.

ВАЖНО! Даже если компания самостоятельно устанавливает форму журнала, в нем все равно должны быть обязательные реквизиты.

Источник

Журналы регистрации

Журнал регистрации нужен для отражения факта формирования/поступления в компанию какого-либо документа. Он подразделяется на множество видов. Некоторые виды книг нужно вести на протяжении всего года, другие заводятся на короткий срок. Журналы позволяют упорядочить документооборот, систематизировать его по хронологическому принципу.

Функции журнала регистрации

Журнал регистрации наделен следующими функциями:

• Фиксация даты регистрации, от которой будет отсчитываться срок выполнения документа.
• Упорядочивание справочных данных о документации.
• Быстрый и простой поиск нужной бумаги.
• Упорядочивание всей документации.

Регистрация представляет собой присвоение документу определенного регистрационного номера. Последний включает в себя 12 символов. Эти 12 символов могут быть дополнены указанием наименования документа, ФИО подписавшего, корреспондента, исполнителя. Регистрировать требуется все документы, которые были созданы в компании или поступили извне.

Регистрация – это внесение записи о документе в журнале, присвоение номера и проставление его на бумаге. Наличие номера обозначает, что бумага входит в документооборот компании. Регистрационный номер может составляться несколькими фирмами. В этом случае каждая компания ставит свой регистрационный номер. Можно указывать обозначения через черту.

ВНИМАНИЕ! Где проставлять номер? Все зависит от конкретного документа, его формы.

Какие журналы должны быть в компании?

В любой организации должен быть обязательный перечень журналов:

• По учету входящей корреспонденции.
• По учету исходящей корреспонденции.
• По учету приказов, касающихся главной деятельности компании.
• По учету соглашений.

Рассмотренный перечень книг используется в работе практически любой организации. При этом не имеет значение размер компании, размер ее штата, форма собственности. При этом нужно учитывать, что чем больше фирма, тем большее количество видов журналов она использует. Формы этих книг не утверждены, а потому организация может определять их самостоятельно. При этом следует пользоваться образцом.

Требуется ли регистрировать каждый документ?

Компания имеет полное право регистрировать каждый документ. Однако делать это в обязательном порядке не требуется. Более того, регистрация каждой бумаги даже не желательна. Связано это с тем, что регистрация занимает много времени. Она заставляет сотрудников компании бросать свои дела ради рутинной работы.

Как определить, какой документ нуждается в регистрации? Регистрировать следует те бумаги, которые потенциально нужно будет отслеживать.

Электронная или бумажная форма?

Журналы регистрации могут вестись и в бумажной, и в электронной форме. Большая часть фирм уже использует электронную форму. Она более проста, более удобна в использовании. Для ведения таких книг нужны специальные программы. Они могут быть как простейшими, так и сложными.

Однако остались еще предприятия, которые ведут бумажный документооборот. Он актуален для тех книг, в которых нужно ставить росписи сотрудников. К примеру, к таким книгам относится Журнал регистрации печатей и штампов. Для ведения бумажных книг могут использоваться тетради, специальные журналы.

Как хранить журналы?

Все журналы нужно внести в номенклатуру. Электронные книги требуется включить в систему электронного документооборота. Срок хранения документов установлен Перечнем типовых бумаг, утвержденным приказом Минкультуры №558 от 25 августа 2010 года. Для обычных книг этот срок составляет 5 лет. Если это журнал регистрации приказов о приеме/увольнении, срок увеличивается до 75 лет.

Программы

Ведение электронных книг осуществляется посредством специальных программ:

• Microsoft Excel. В этой программе реализован самый минимум функций, который потребуется секретарю.
• Microsoft Access. Программа с расширенным функционалом. Поможет сформировать единую базу данных. Позволяет связывать регистрационные журналы между собой, фильтровать бумаги по определенным параметрам.
• Гугл.Драйв и Яндекс.Диск. Системы работают по принципу, аналогичному Excel. Отличие заключается в том, что с этими программами можно работать удаленно.

Это наиболее экономичные решения, которые подходят небольшим компаниям. Но большие предприятия пользуются более серьезными системами.

Источник

Журналы

Журнал – это книга для фиксации сведений и документов, ведения учета. Является ключевым элементом в ведении документооборота. Существует много видов журналов. Их перечень зависит от специфики работы компании.

Какие журналы должны быть в компании обязательно?

Каждая фирма обязана вести некий перечень журналов. Этот документ требуется для фиксации разных аспектов деятельности организации. Он предъявляется представителям госорганов в ходе проверки. А потому журналы требуется вести на основании регламента. В обратном случае возникнут нарекания со стороны проверяющих.

Перечень журналов определяется типом компании, сферой ее работы. Но есть и форма документа, которая должна быть в любой организации. Это журнал, в котором учитывается движение трудовых книжек. Если такого документа в документообороте компании нет, ее ждут штрафы. В частности, штраф в размере 5 000 рублей накладывается трудовой инспекцией.

Если книжки не учитываются, специалисты могут сами направить жалобу в соответствующие органы.

Как правило, в организации ведутся эти формы журналов:

• Журнал трудовых соглашений. В этом документе отражаются трудовые договоры, которые компания оформила с сотрудником. Требуется он для того, чтобы упорядочить соглашения. Как правило, он запрашивается в ходе проверки.
• Журнал приказов. В нем отражаются приказы, которые были оформлены компанией. На основании приказов начисляется ЗП, рассчитываются отпускные/премии. А потому это важный документ, который нуждается в учете.
• Журнал учета трудового времени. Отражает время, которое было фактически отработано трудящимися. Этот документ может помочь при конфликтах с работниками, касающимися начисления ЗП.
• Журнал учета командировочных. Этот документ необходим компаниям, сотрудники которых ведут разъездную работу. То есть, журнал нужен, если работники постоянно ездят в командировку. Документ помогает управлять периодичностью поездок, исполнением обязательств.
• Журнал учета больничных. Необходим для регистрации больничных листов. В нем также отражается время, на протяжении которого сотрудник фактически отсутствовал на рабочем месте.
• Журнал входящей и исходящей документации. В нем могут фиксироваться, к примеру, заявления от сотрудников.
• Журналы, касающиеся экономики компании. К примеру, это кассовая книга, журнал кассира. Последний необходим тогда, когда фирма ведет расчеты через кассовый аппарат.
• Журнал бланков отчетности. Бланки используются в том случае, если компания не использует кассу.

Очевидно, что крупная компания будет вести несколько журналов. И они также должны учитываться в журнале.

Ведение рассматриваемых документов упрощает управление деятельностью компании. Журналы пригодятся при различных спорах с сотрудниками и госорганами.

Перечень журналов, нужных для конкретной организации

Перечень необходимых журналов определяется сферой деятельности организации.

Предприятия общественного питания

В субъектах общественного питания обычно ведется бракеражный журнал. В нем фиксируются сведения о качестве выпускаемых товаров. Бракераж – это дегустация, в процессе которой устанавливается вкус продукции, проверяется ее внешний вид.

На предприятиях питания формируется комиссия, ответственная за бракераж. В нее входят эти специалисты: директор, заведующий, медработник, старший правил. Эти сотрудники занимаются дегустацией блюд. Результаты дегустации фиксируются в бракеражном журнале. В нем отражается запах, консистенция блюда, его особенности.

Кроме того, на предприятии должен быть санитарный журнал.

Предприятия, работа которых связана с вредными выбросами

Предприятия, деятельность которых связана с вредными выбросами, должны вести журналы по экологии. Они будут считаться первичными журналами. К ним относятся эти журналы:

• Учета выбросов в атмосферу.
• Учета потребления воды и ее отведения.
• Книга движения отходов.

Ведение экологических журналов строго регламентируется Росприроднадзором. Если документация будет вестись неправильно, на предприятие накладывается штраф.

Журналы, связанные с безопасностью

Любое предприятие должно следить за безопасностью. В частности, за пожарной безопасностью. То есть, придется завести журнал пожарной безопасности. Но у этого документа нет единой формы. Он также подразделяется на виды:

• Журнал инструктажа. Предприятие обязано проводить инструктаж по пожарной безопасности. И эти мероприятия должны учитываться. В журнале фиксируются сотрудники, которые прошли инструктаж.
• Журнал учета огнетушителей. В нем фиксируется состояние огнетушителей, находящихся на предприятии. Состояние их должно проверяться раз в 6 месяцев.
• Журнал по электрической безопасности. В них заносятся, в том числе, сведения о проверках электроинструмента.
• Журнал о проблемах в системе автоматической защиты. Здесь отражаются обнаруженные неполадки.
• Журнал регистрации. Нужен для целей документооборота.

Обязательная бумага – журнал по охране труда.

Требования к оформлению

Особенности оформления зависят от вида журнала. Первый шаг к заведению документа – регистрация журналов или в госоргане, или на самом предприятии. Следующие виды бумаг должны оформляться в полном соответствии с образцами:

• Журнал для фиксации движения трудовых книжек.
• Журнал по командировкам.
• Журналы воинского учета.

Большая часть других документов не имеет установленной формы. То есть, руководитель предприятия может сам определять вид документа. Однако, в любом случае, в журнале должны быть обязательные положения: номер, дата регистрации, сжатое содержание и так далее.

К документам предъявляются эти требования:

• Журнал прошивается.
• Должна присутствовать нумерация листов.
• В завершении должно стоять указание на то, что документ прошит и пронумерован.

Документ обязательно заверяется подписью руководителя и печатью компании.

К СВЕДЕНИЮ! Журналы должны храниться в компании на протяжении 75 лет. А потому рекомендуется, при оформлении, предпочесть мягкой обложке твердую.

Источник