Sharepoint документооборот своими руками

Sharepoint документооборот своими руками

Электронный документооборот на базе MS Microsoft Sharepoint. Особенности настройки

За последние два десятилетия СЭД (системы электронного документооборота) все плотнее завоевывали свою рыночную нишу. От автоматизации работы с документами они перешли к управлению процессами в компаниях, оптимизируя их, снижая временные и финансовые расходы.

В 2013 году СЭД были внедрены уже в восьмидесяти ведомствах России, в том числе Минкультуры, Минфине, Минтрансе, ФНС и т.д. В 2015 году российский рынок СЭД вырос на 10% и достиг общей отметки в 37,8 млрд руб. А в 2017 году выручка некоторых отдельных компаний по этому направлению выросла до 50%. Отраслевые аналитики выражают мнения, что СЭД вполне могут стать основой корпоративных информационных систем всех предприятий. И заметную долю на рынке занимают СЭД на Sharepoint.

Чем же объясняется такая популярность систем?

Какие задачи решает СЭД?

Исходя из этих функций, система выполняет следующие задачи:

1. Хранение документов по заданным правилам, позволяющим внедрять электронный документооборот sharepoint и в частных фирмах и в госструктурах. Сюда входят: регистрация всех входящих документов, работа с заявками клиентов, поддержка служебных списков и т.д.
2. Маршрутизация документов и назначение прав доступа для работы с ними. Маршрутизация может быть как свободной, так и жесткой.
   • Свободная маршрутизация электронного документооборота microsoft sharepoint – пользователь меняет маршрут прохождения документа.
   • Жесткая маршрутизация документооборота на sharepoint – маршруты заданы и изменениям не подлежат.
3. Контроль исполнения поручений. При нем могут осуществляться действия: визирование, согласование, наложение резолюции, уведомление работников о поступлении документов, автоматический контроль сроков исполнения документов.
4. Создание отчетов о работе с документами. В отчеты документооборота на платформе Shrepoint могут входить: занятость работников, выполнение работ и их просрочка. Отчеты могут создаваться специально для каждого клиента.
5. Быстрый поиск документов. Он может осуществляться по названиям, полям, вложенным файлам. Доступен и сложный поиск.

То есть система электронного документооборота обеспечивает работу с документами на всех стадиях: от создания документа до контроля его исполнения.

Основные модули СЭД

Среди основных модулей системы выделяют:

• Договорный документооборот (ДДО).
• Организационно-распорядительный документооборот (ОРД).
• Канцелярия (регистрация входящей и исходящей корреспонденции).
• Электронный архив

Модули обеспечивают получение и первоначальную обработку данных, их регистрацию и систематизацию, обработку и сохранение, распределение информации и документов по пользователям, передачу данных между системами, хранение, архивирование, восстановление, резервное копирование документов.

Системы электронного документооборота: критерии выбора

Существует множество разных платформ для СЭД, которые используют как крупные, так и небольшие компании. Среди них, например: Alfresco, IBM Notes/Domino, JBoss, IBM FileNet и Abbyy (Аби)FlexiCapture, OpenText,CUBA. Решения компании ЭОС, как и тысяч других всемирно известных компаний, базируются на Microsoft SharePoint.

Самих систем также существует большое множество, и не стоит слепо доверять каждому отзыву из них. Вполне может так получиться, что разрекламированная и широко использованная СЭД именно вам не подойдет.

Так что, выбирая СЭД, стоит уделить внимание деталям, удовлетворяющим вашим запросам:

• Функциональность СЭД. Она определяется в том числе возможностью расширения системы.
• Расчет финансового риска. То есть необходимо соотнести стоимость затрат и окупаемости СЭД.
• Производитель. Тут лучше опираться на реальные рекомендации.
• Соответствие российскому законодательству. Если система не отвечает этому критерию, траты будут напрасными.
• Ваши личные пожелания. Сюда стоит включить не просто ответ на вопрос, «Что же я хочу», а конкретные задачи, которые ваша компания желает предъявлять системе в процессе ее эксплуатации. Не исключено, что вам не потребуется полный функционал, достаточно модульного принципа лицензирования системы.

Технологии электронного документооборота

По технологиям СЭД подразделяются на 3 основных типа, это:

1. Клиент-серверные системы. Здесь главные модули данными размещены на выделенном сервере. Клиентская часть – своего рода отдельный интерфейс взаимодействия пользователя и системы. Главный плюс – скорость и надежность. Минус – на каждый компьютер необходимо установить клиентское приложение.
2. Системы на основе web технологий. Эти системы обеспечивают работу на основе удаленного доступа к серверу. Среди достоинств – доступ к СЭД возможен с удалённых компьютеров, без необходимости устанавливать клиентское приложение.
3. Облачные СЭД. Почти аналогичны технологичным системам, но в них используется сервер хостинг-провайдера.

Стоимость внедрения СЭД на Sharepoint

Какие расходы понесёт организация при переходе на электронный документооборот? Рассмотрим основные расходы:

1. Лицензии на ПО.
2. Сервер приложения СЭД. Сюда входит: оборудование, лицензии на ПО сервера, затраты на переход на СЭД.
3. Введение системы в работу. На этом этапе также нужно выполнить задачи, на которые потребуется планировать расходы. Это: настройка, доработка, установка и конфигурирование ПО, интеграция с другими системами, обучение работников и т.д.
4. Расходы в процессе работы. В них стоит включить: сопровождение, консультации, обновления версий и ПО.

К слову, на последнем пункте можно сэкономить, если обратиться к специалистам, которые бесплатно предоставят вам демо-версию, обучающие ролики и подробные инструкции по пользованию системой документооборота.

Плюсы и минусы СЭД на Sharepoint

Единственный минус СЭД на Sharepoint — высокая стоимость лицензий, хотя при минимальных требованиях можно использовать и бесплатный Sharepoint 2013 Foundation

А плюсов можно перечислить немало. Среди них выделим:

• очень гибкая платформа, позволяющая реализовать практически любой функционал,
• масштабируемость,
• постоянное развитие от вендора,

• удобный и понятный интерфейс,
• нативная интеграция с офисными программными продуктами
• удобство управления бизнес процессами и их маршрутизации,
• удобное расположение библиотек и навигация по разделам и фильтрация,
• гибкая система доступа,

• возможности делегирования и замещения,
• мощная и кастомизируемая система поиска

Кроме того, на одной ферме с СЭД на базе Sharepoint можно организовать портал и проектный офис и связать данные модули между собой.

Отличия СЭД на Sharepoint

В отличии от других платформ СЭД на Sharepoint легко интегрируется со всеми программными решениями на платформе Microsoft, а также с внешними системами, такими как 1С и CRM.

СЭД на Sharepoint чаще всего — готовое коробочное решение, что подразумевает минимум доработок. Разработка на заказ не повлечет больших временных затрат, а значит, внедрение подобной системы занимает минимум времени (от пары недель до нескольких месяцев).

СЭД на Sharepoint имеет соответствие закону о персональных данных ФЗ-152, адаптирована к требованиям российского документооборота. Может внедряться в крупных, в том числе территориально-распределенных организациях.

Также с системой документооборота на Sharepoint имеется возможность организации юридически-значимого электронного документооборота с помощью электронной подписи (ЭП). Поддерживается широкий круг российских и западных криптопровайдеров. Вы имеете возможность установки облачной системы или гибридной установки электронного документооборота на Sharepoint.

Делайте выводы

Подведем итог, что позволяют вам системы электронного документооборота на Sharepoint:

• уменьшить время доступа к данным;
• сокращения дублирования информации;
• упрощение доступа к данным;
• улучшение хранения документации;
• автоматизация бизнес процессов;
• улучшение качества обслуживания клиентов;
• повышение дисциплины и качества работы;
• оптимизация хранения данных.

Источник

Управление документами в SharePoint Server

ПРИМЕНЯЕТСЯ К: 2013 2016 2019 Microsoft 365

В этой статье содержится подробное описание различных элементов решения по управлению документами, основанного на SharePoint Server.

Управление документами контролирует жизненный цикл документов в организации — их создание, рецензирование и публикацию, а также конечную утилизацию или хранение. Хотя термин «управление» предполагает управление сведениями на верхнем уровне организации, эффективная система управления документами должна отражать культуру организации, использующей ее. Средства, которые используются для управления документами, должны быть достаточно гибкими, чтобы вы смогли эффективно контролировать жизненный цикл документа, если это соответствует культуре и целям предприятия. Эти средства также должны обеспечивать реализацию системы с неупорядоченной структурой, если это больше соответствует требованиям предприятия.

Элементы системы управления документами

Эффективное решение для управления документами определяет следующее:

типы документов и другого контента, которые можно создавать в организации;

шаблон, который рекомендуется использовать для каждого вида документа;

метаданные для каждого вида документа;

место для сохранения документа на каждом этапе его жизненного цикла;

способы управления доступом к документу на каждом этапе его жизненного цикла;

перемещение документов в рамках организации по мере того, как члены группы принимают участие в создании, рецензировании, утверждении, публикации и размещении документов.

SharePoint Foundation 2013 содержит функции, которые реализуют все эти аспекты управления документами. SharePoint Сервер включает те же функции и добавляет следующие функции:

политики, применяемые к документам, что обеспечивает аудит связанных с документами действий, должное хранение или утилизацию документов, а также защиту важного для организации контента;

обработка документов в качестве корпоративных записей, которые можно сохранять в соответствии с юридическими требованиями и корпоративными политиками.

Чтобы сотрудники, работающие с информацией, могли легко воспользоваться этими возможностями, не отходя от своих каждодневных операций и знакомых инструментов, приложения в системе Microsoft Office, такие как Microsoft Outlook и Word, также включают функции, поддерживают каждый этап жизненного цикла документа.

Процесс планирования

Процесс планирования управления документами состоит из следующих основных шагов.

Определение ролей для управления документами. Убедитесь, что планы обеспечивают реализацию отзывов ключевых заинтересованных лиц организации, а решение внедряют лучшие специалисты. Кроме того, вам должны быть известны участники процессов управления документами.

Анализ использования документов После определения того, кто работает с документами, определите виды документов, над которыми они работают, и их использование. .

Планирование организации документов Вы можете организовать документы в коллекциях сайтов, сайтах и библиотеках. SharePoint Сервер предлагает ряд функций, которые помогут организовать и хранить документы, от специализированных сайтов до слабо структурированных библиотек документов для быстрого создания документов и совместной работы. В пределах библиотеки также можно распределять контент по папкам и вложенным папкам.

Планирование перемещения контента между расположениями Может потребоваться переместить или скопировать документ с одного сайта или библиотеки на другой на различных этапах жизненного цикла.

Планирование типов контента Используйте типы контента для организации сведений о документах, таких как метаданные, шаблоны документов и процессы рабочего процесса. Это важный шаг, который обеспечивает упорядочивание документов и согласованность в пределах организации.

Планирование рабочего процесса При планировании рабочего процесса в организации можно контролировать и отслеживать перемещение документов из одного члена группы в другой по мере совместной работы каждого участника в жизненном цикле документа. SharePoint Сервер включает в себя рабочий процесс для общих задач группы, таких как проверка и утверждения документов. SharePoint Сервер также поддерживает создание и установку пользовательских рабочих процессов.

Планирование управления контентом Можно спланировать соответствующую степень управления, основанную на типе контента или расположении хранилища. Например, для редактирования документов в определенной библиотеке может потребоваться извлечь их.

Планирование политик Для каждого типа контента спланируйте политики управления информацией, чтобы убедиться, что документы проверяются, сохраняются и обрабатываются в соответствии с институциональными и юридическими требованиями организации. SharePoint Сервер включает политики, реализующие аудит, хранение документов и штрих-коды (чтобы убедиться, что печатный контент можно соотнести с соответствующими электронными версиями).

Политики недоступны в SharePoint Foundation 2013.

Источник